Bürokratische Anforderungen bedeuten nicht nur Aufwand. Sie prägen Abläufe, Rollen und Strukturen und damit die Krankenhausorganisation selbst. Eine Einordnung von Falko Böttcher und Franka Pappas von der Caritas Gesundheit Berlin.

In unserem Verbund hat sich die Organisation in den vergangenen Jahren sichtbar verändert. Aufgaben, die früher eher nachgelagert bearbeitet wurden, sind heute deutlich früher im Behandlungsprozess verankert. Medizincontrolling, Fallmanagement und MD-Management arbeiten enger verzahnt und begleiten Fälle von Beginn an. Abläufe sollen stabiler werden und Erlösrisiken sowie Dokumentationslücken reduziert werden. Gleichzeitig zeigt sich darin aber auch eine Anpassung an veränderte äußere Anforderungen.

Strukturell betrachtet: Der medizinische Fall im Mittelpunkt

In der medizinischen Versorgung steht naturgemäß die Behandlung des einzelnen Patienten im Mittelpunkt. Zunehmend können die einzelnen Behandlungsfälle nicht mehr ausschließlich medizinisch gedacht werden.

Im medizinischen Behandlungsfall nehmen Dokumentation, Nachweisführung und Kodierung einen immer höheren Stellwert ein, um bei potenziellen Prüfungen revisionssicher bestehen zu können.

Entsprechend ist die Dokumentation kontinuierlich mitzuführen und über das Fallmanagement im Blick behalten: Dokumentation wird geprüft, in ihrer Plausibilität bewertet und ergänzt, noch während die Behandlung läuft  

Die Dokumentation muss Antwort geben auf die Frage, ob und warum eine stationäre Behandlung weiterhin erforderlich ist. So wird bereits ab der Aufnahme darauf geachtet, dass jeder Behandlungstag nachvollziehbar begründet ist und die stationäre Behandlungsnotwendigkeit dokumentiert wird.

Aus der Notwendigkeit, die Vielzahl an Anforderungen konsistent erfüllen zu können, ist die fallbegleitende Steuerung erforderlich.

Rechtfertigungsdruck: Dokumentation unter Prüfmaßstäben

Umfang und Detailtiefe haben dabei spürbar zugenommen. Das bedeutet auch, dass einzelne Aspekte einer Behandlung konkret begründet und nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.

Das zeigt sich auch daran, dass für bestimmte Patientengruppen – etwa in der geriatrischen oder multimorbiden Versorgung – zusätzliche, spezifische Nachweispflichten erfüllt werden müssen. Hier sollte gegengesteuert werden. Es muss darüber nachgedacht werden, wie die Nachweispflichten vereinfacht werden können, um den Dokumentationsaufwand zu reduzieren und mehr Zeit für den Patienten zu haben.

Vor diesem Hintergrund erklären sich aber auch strukturelle Anpassungen in unserem Verbund. Dokumentation, Kodierung und Prüfung greifen ineinander und müssen entsprechend zusammengeführt werden. Sie sind eine Form der Absicherung in einem komplexer gewordenen System. Die Abstimmung zwischen Medizin, Pflege, Therapie, Sozialdienst und Administration  ist eine zentrale Aufgabe.

Entscheidungen entstehen nicht mehr allein aus der Behandlungssituation heraus, sondern auch im Abgleich mit Anforderungen, die aus unterschiedlichen Regelwerken resultieren.

Fortlaufende Veränderungen: Komplexität im System

Diese Komplexität ist für uns vor allem deshalb herausfordernd, weil stets neue Regelungen oder veränderte und detailliertere Prüfmaßstäbe hinzukommen und in die bestehenden Abläufe der Patientenversorgung integriert werden müssen. Sich stetig verändernde zentrale Systemgrundlagen wie ICD-, OPS- und DRG-Kataloge, Abrechnungsregelungen etc. erfordern immer wieder Informationsweitergabe, Weiterbildung und Anpassungen der Prozesse im laufenden Klinikbetrieb. Zugleich wird das Vergütungssystem selbst komplexer, da unterschiedliche Logiken nebeneinanderstehen und in der Praxis für jede Patientin und jeden Patienten die entsprechenden Informationen zusammengeführt werden müssen. Aus administrativer Sicht würde es die Arbeit deutlich erleichtern, wenn die unterschiedlichen Abrechnungssysteme besser strukturiert und stärker vereinheitlicht würden.

Sicherheit und Ressourcenbindung: Ein Spannungsfeld der Steuerung

Aus unserer Perspektive entsteht ein Spannungsfeld: Einerseits ermöglicht die strukturierte Fallbegleitung eine höhere Sicherheit im Umgang mit komplexen Anforderungen. Andererseits bindet sie zusätzliche Ressourcen. Selbst technische Entlastungsversuche, etwa durch KI-gestützte Dokumentationshilfen, lösen dieses Problem nicht einfach auf, weil auch sie den Anforderungen an Individualität und Prüfbarkeit standhalten müssen. Gleichzeitig bemerken wir, dass selbst im Medizinischen Dienst Prüfmaßstäbe nicht immer einheitlich angewendet werden. Das erzeugt dann weiteren Klärungsbedarf.

In der Summe erzeugt Bürokratie nicht nur zusätzlichen Aufwand, sie beeinflusst den Klinikbetrieb und die Versorgung der Patient:innen durch das medizinische Fachpersonal

Falko Böttcher und Franka Pappas sind Leitung bzw. stellvertretende Leitung ZD Medizincontrolling bei der Caritas Gesundheit Berlin gGmbH. Der Verbund vereint vier Krankenhäuser, mehrere MVZ, ein Seniorenheim und Hospize in Berlin und Brandenburg.

Titelfoto: AdobeStock/upixa
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