Vor zwei Jahren gab uns Dr. Nadine Schmid-Pogarell hier einen detaillierten Einblick in die bürokratischen Auswüchse, denen sich Kliniken stellen müssen. Ihr ernüchterndes Fazit im aktuellen Interview: Viel verbessert hat sich seitdem nicht.

Frau Schmid-Pogarell, die Politik beschwört einen Bürokratieabbau in Krankenhäusern. Ist die Belastung zuletzt tatsächlich messbar gesunken? Woran machen Sie das fest?

Tatsächlich sind es inzwischen etwa zehn Prozent weniger Datenlieferungen im Vergleich zu 2024, aber eine spürbare Erleichterung verzeichnen wir leider nicht. Die Herausforderung liegt nicht nur in der Anzahl der Datenlieferungen an externe Stellen, sondern in der insgesamt sehr verfahrenen Gesamtsituation.

„Politische Bekenntnisse zum Bürokratieabbau
schlagen sich nicht messbar im Klinikalltag nieder“

Wir alle hoffen, dass sich politische Bekenntnisse zum Bürokratieabbau messbar im Klinikalltag niederschlagen würden – leider ist dem aber nicht so. Das Deutsche Krankenhausinstitut hat im September 2025 eine Blitzumfrage durchgeführt, an der sich bundesweit 400 Krankenhäuser beteiligten. Demnach verbringen Ärztinnen und Ärzte sowie Pflegekräfte im Schnitt fast drei Stunden täglich – rund ein Drittel ihrer Regelarbeitszeit – mit Dokumentationsaufgaben und Nachweispflichten.

Die Ärzt:innen in unserem Haus bestätigen das: Für Dokumentationen unterschiedlichster Art müssen täglich mehrere Stunden aufgebracht werden, darunter fallen die Dokumentation in der elektronischen Patientenakte, ICD/OPS-Kodierung, Ausfüllen von Bögen zur Qualitätssicherung, Versicherungsanfragen, Studiendokumentationen, Eintragen von Registerdaten, Tumordokumentation und vieles mehr. Je jünger die Mitarbeitenden sind, desto mehr Zeitaufwand benötigen sie, da viele Dokumentationsaufgaben erst mit wachsender Erfahrung schnell bearbeitbar sind. Diese Zeit, die für Dokumentation aufgebracht werden muss, fehlt am Ende den Patientinnen und Patienten.

Wie beurteilen Sie die Situation bei sonstigen Pflichtmeldungen?

Auch der Aufwand dafür reduziert sich nicht. Dazu ein Beispiel zur Meldung von Angaben zum Personal: An das Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK) melden wir gem. § 21 Abs. 7 KHEntgG viermal jährlich Daten. Die Verfahrensbeschreibung zu dieser Datenlieferung umfasst 13 Seiten und enthält im Text sage und schreibe 26 Links auf andere Dokumente, Datensatzbeschreibungen, FAQs, Hinweise zur Verschlüsselung und so weiter.

Zu dieser gesetzlich verpflichtenden Lieferung gehören dann jeweils umfangreiche Dateien wie „Arztqualifikation_Standort“, „Arztqualifikation_Leistungsgruppen“, „Arztpersonal“ und weitere Dateien. Allein in der Datei „Arztpersonal“ liefern wir dann – wie gesagt viermal jährlich – pro Arzt/Ärztin Angaben in zwölf Spalten, darunter z.B. Kürzel für „Merkmal-Facharzt-Weiterbildung“ und „Facharztbezeichnung“ sowie „Zusatz-Weiterbildung“ und den Anteil an der unmittelbaren Patientenversorgung.

„Wer nutzt die Transparenz und für wen?“

Das Gesetz, in dem uns diese Datenlieferung vorgeschrieben wird, heißt „Gesetz zur Förderung der Qualität der stationären Versorgung durch Transparenz“. Transparenz wird damit zwar geschaffen, aber für wen? Und wer nutzt diese Transparenz wofür? Vor allem stellt sich mir die Frage, ob eine Patientin oder ein Patient davon tatsächlich eine bessere Qualität in der Versorgung erhält.

Wo erleben Sie aktuell den größten zusätzlichen Dokumentations- oder Prüfaufwand – und was hat sich im Vergleich zu 2024 strukturell verändert?

Jeder Zuwachs an Dokumentationspflichten verursacht Aufwand. Demgegenüber steht meines Erachtens aber häufig ein nur sehr geringer Nutzen für die Patientenversorgung, oftmals auch gar kein Nutzen. Nehmen Sie als Beispiel Anfragen und Prüfungen des Medizinischen Dienstes (MD): Es genügt ja schon lange nicht mehr, die durchgeführten diagnostischen und therapeutischen Verfahren für zum Beispiel den Hausarzt einer Patientin zu erfassen und ihm zur Verfügung zu stellen. Man muss inhaltlich jede denkbare Prüfung des MD schon mitdenken.

Die gesamte Dokumentation muss durchgängig so gestaltet sein, dass sie den Prüfkriterien des MD genügt, nicht etwa einer weiterversorgenden Einrichtung oder einer Ärztin, die den Patienten in ihrer Praxis weiterbehandelt. Das ist ein systematischer Mehraufwand, der nichts mit Behandlungsqualität zu tun hat. Auch zahllose andere Nachweise, Checklisten zur internen und externen Qualitätssicherung und ähnliche gesetzlich vorgeschriebene Daten, Listen und Dateien helfen doch keinem einzigen Patienten – und auch nicht unseren Mitarbeitenden.

Inwiefern kann aus Ihrer Sicht eine umfassende Digitalisierung der Prozesse Abhilfe schaffen?

Der Digitalisierungsgrad ist derzeit insgesamt zu niedrig, weshalb viele Erfassungen mehrfach und redundant erfolgen müssen. Häufig fehlen Schnittstellen zwischen Systemen. Das verschärft die Situation noch.

Ein Beispiel ist das Implantateregister. An sich ist das eine unbestritten sinnvolle Einrichtung, um z. B. im Falle von mangelhaften Implantaten genau sagen zu können, welche Patienten davon betroffen sind und gegebenenfalls nachbehandelt werden müssen. Um die Vorgabe dafür korrekt umzusetzen, mussten wir einen vollkommen neuen Prozess etablieren, der in einer Verfahrensanweisung auf zehn Seiten regelt, wer, was, wann und wo zu tun hat, damit wir diese Meldebögen korrekt liefern können. Der Prozess umfasst in der Zusammenfassung zwölf Einzelprozessschritte, in der Detailübersicht 35 einzelne To-dos für zwölf verschiedene Personengruppen, darunter sind Ärzte, Pflegekräfte, Mitarbeitende im Einkauf, in der Patientenaufnahme und in den Sekretariaten. Alles beginnt mit der Information des Patienten über Notwendigkeit der Beantragung einer KVNR bei seiner Krankenversicherung – ohne diese Nummer können wir nämlich den Meldebogen gar nicht abgeben. Leider vergessen das viele Patienten wieder, das verursacht neuen Aufwand: wir müssen pro Woche bei etwa 60 Patienten wegen der fehlenden KVNR nachhaken.

Ich könnte endlos fortfahren mit technischen Hürden bei den eRezepten wegen nicht richtig funktionierender TI-Konnektoren und TI-Kartenterminals oder mit Nachweispflichten im Rahmen der Digitalisierungsabschlagsvereinbarung zur Vermeidung von Sanktionen, die uns treffen würden, wenn wir Vorgaben aus dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) – auch so hübsche Wortungetüme – nicht umsetzen, wie man sich das seitens des Gesetzgebers vorstellt.

Welche Auswirkungen hat diese Entwicklung konkret für die Versorgung und die Zeit unmittelbar für Patient:innen – für Pflege am Bett, ärztliche Entscheidungen, Teamarbeit?

Die Folgen dieser leider nur immer weiter ausufernden Entwicklung zeigen sich täglich und sehr konkret. Würden wir von den drei Stunden, die in der o.g. DKI-Blitzumfrage genannt werden, an jedem Arbeitstag eine Stunde je Arzt und Ärztin sowie Pflegekraft einsparen, hätten diese Teams in unserem Haus rund 17.000 Stunden pro Jahr mehr Zeit, die sie für die Versorgung von Patientinnen und Patienten viel sinnvoller nutzen könnten.

Wenn Sie drei Maßnahmen benennen könnten, die sofort spürbar entlasten: Welche wären das? Und warum gerade diese?

Solange wir für jeden behandelten Patienten für die Abrechnung so dokumentieren müssen, als müsse die Dokumentation immer und jederzeit auch einer MD-Prüfung standhalten, bleibt der Defensivcharakter der Dokumentation erhalten. Sie dient nicht mehr der Information zwischen den Berufsgruppen und den weiterversorgenden Einrichtungen, sondern Dritten – für welche Zwecke auch immer. Warum misstrauen uns Gesetzgeber und Krankenkassen so sehr? Umgekehrt gilt das ja leider in gleichem Maß. Wann hat das angefangen? Müssen Hunderte von Ärzten und Pflegekräften beim MD, bei den Krankenkassen und in den Krankenhäusern fern der Patienten tätig sein, nur um immer neue und immer mehr bürokratische Dokumentationsvorgaben und Meldepflichten zu erfüllen?

Abbau der Misstrauenskultur

Ein erheblicher Teil des Dokumentationsaufwands entsteht nicht nur durch bestehende und immer neue, zusätzliche Anforderungen, sondern durch fehlende IT-Schnittstellen: Dieselbe Information muss mehrfach in unterschiedliche Systeme eingegeben werden, weil diese nicht miteinander kommunizieren können oder dürfen. Warum gibt es keine Pflicht zur Interoperabilität, also zur Fähigkeit einer technischen Verbindung von Krankenhausinformationssystemen, von Informationssystemen in Pflegeeinrichtungen ambulant wie stationär, von Praxissystemen und Systemen weiterer Gesundheitsdienstleister? Vielleicht ist die elektronische Patientenakte der Schlüssel dazu, aber leider dauert das alles ewig und wird meines Erachtens auch nicht wirklich beschleunigt.

Auch in diesem Jahr – Stichwort Krankenhausreformanpassungsgesetz (KHAG) – werden neue gesetzliche Dokumentationspflichten auf uns zukommen, neue Berichtspflichten, neue Vorgaben von Datenlieferungen. Jede dieser Pflichten sollte zuerst einer Folgenabschätzung im Hinblick auf den Nutzen für die Patientenversorgung unterzogen werden, bevor sie in Kraft tritt. Bereits bestehende Pflichten sollten systematisch auf ihren Versorgungsbeitrag hin überprüft werden und, wo dieser fehlt, sollten sie gestrichen werden.

Es gibt ein Positionspapier zum Bürokratieabbau der DKG aus dem letzten Jahr – dort gibt es noch viele weitere Ideen zum Abbau von Bürokratie.

„Noch mehr Regulierung wird die Versorgung von kranken Menschen nicht verbessern“

Das Wichtigste bleibt aber meines Erachtens: wir müssen aufhören zu glauben, dass wir mit immer noch mehr Regulierung eine Verbesserung der Versorgung von kranken Menschen erreichen. 83 Millionen Mitbürgerinnen und Mitbürger in unserem Land haben eine gute und qualitativ hochwertige medizinische Versorgung verdient, aber dafür müssen wir nicht rein rechnerisch 137.000 Pflegekräfte und 66.300 Ärzte ausschließlich mit Dokumentationstätigkeiten beschäftigen, wie es die Blitzumfrage des DKI im letzten Jahr errechnet hat. Weniger Bürokratie wäre auch hier viel mehr Zeit für Patientinnen und Patienten.

Dr. Nadine Schmid-Pogarell ist Geschäftsführerin des Krankenhauses Barmherzige Brüder in München.

Fotos: Krankenhaus Barmherzige Brüder München