Krankenhäuser klagen über großen Druck durch Dokumentationsaufwand. Prof. Dr. Ursula Hübner ordnet ihn wissenschaftlich ein. Sie plädiert für eine Aushandlung in der Organisation, bei der die Ressourcen bewusst festgelegt werden.

Dokumentation ist Teil professioneller Versorgung

Hübner betont, dass Dokumentation grundlegend kein extern auferlegter Zusatzaufwand ist, sondern zum Kern medizinischer und pflegerischer Arbeit gehört. Die erste Funktion ist dabei die einer Gedächtnisstütze: „Der einzelne Leistungserbringer dokumentiert das, was er getan hat, um sich im Laufe der weiteren Behandlung auf dieses Wissen stützen zu können.“ Dabei legen die Berufsverbände typischerweise fest, was als gute Dokumentationspraxis gelten soll. Eine zweite Funktion ist die Kommunikation: Dokumentation ermöglicht Übergaben zwischen Schichten, Abstimmungen zwischen Berufsgruppen und Koordination über Einrichtungsgrenzen hinweg.

Warum immer mehr dokumentiert wird

Den gewachsenen Dokumentationsaufwand der vergangenen Jahre betrachtet Prof. Hübner als das Ergebnis mehrerer systemischer Entwicklungen. Ein Treiber sind gewachsene rechtliche Vorgaben, doch auch Anforderungen aus den eigenen Professionen sind gestiegen. Letztere übersteigen die gesetzlichen Auflagen vielfach. Zusätzlich erlaubt die elektronische Erfassung eine nahezu unbegrenzte Ausweitung: „Wenn irgendetwas elektronisch machbar ist, dann wird es auch gemacht. Gab es früher durch Papier natürliche Grenzen der Dokumentation, ist es heute ganz einfach, viel mehr und auch insbesondere im Detail abzufragen.“ Diese Entwicklung wird durch politische Vorgaben weiter verstärkt. Hübner verweist in diesem Zusammenhang auf den europäischen Gesundheitsdatenraum, der den Austausch und die Nutzung von Gesundheitsdaten über Ländergrenzen hinweg ermöglichen soll.

Ergeben mehr Daten auch mehr Nutzen?

„Mehrwert ist keine eindimensionale Skala“, stellt Hübner klar. „Mehrwert wird definiert durch unterschiedliche Perspektiven.“ Was aus Sicht von Kostenträgern oder Regulierung zwingend erscheint, stellt aus Sicht der Versorgungspraxis oft eine Belastung dar. Gleichzeitig eröffnet die zunehmende Datenverfügbarkeit neue Möglichkeiten.

Insbesondere im Konzept des „lernenden Gesundheitssystems“ durch den so genannten „secondary use“ wird der Nutzen umfassender Dokumentation sichtbar. Routinedaten können systematisch ausgewertet werden, um Versorgungsqualität zu verbessern. Hübner beschreibt diesen Zusammenhang als Kreislauf: Daten werden erhoben, analysiert, in Maßnahmen übersetzt und erneut überprüft. Beispielhaft erfolgt dies zum kontrollierten Einsatz von Antibiotika. „Das ist eine Verschränkung von Patientenversorgung und Forschung.“ Gerade dort, wo klassische Studien fehlen – etwa in der Versorgung chronischer Wunden – können Routinedaten die Grundlage für Leitlinien und evidenzbasierte Entscheidungen im Alltag sein.

Herausforderungen der Weiterverwendung

Bei der möglichen Weiterverwendung einmal erfasster Daten verweist Hübner auf zwei zentrale Herausforderungen: Zum einen entstehen durch unterschiedliche Nutzungszwecke jeweils eigene Anforderungen an die Daten. Informationen, die in der Versorgung ausreichend sind, genügen häufig nicht für andere Kontexte. „Beispielsweise kann eine Diagnose für die Behandlung ausreichend dokumentiert sein. Soll sie jedoch zusätzlich für Qualitätssicherung oder Analysen in der Forschung genutzt werden, sind weitere Differenzierungen oder strukturierte Angaben erforderlich. Dann müssen Angaben ergänzt oder neu aufbereitet werden.“

Zum anderen bleibt die Verantwortung für die Qualität der Daten beim Menschen. Hübner beschreibt dies am Beispiel der in den USA so genannten „Pyjama Time“: „Studien belegen, dass die Patientendokumentation nicht selten zu einer Tageszeit, in der ein Arzt eigentlich schon im Bett liegen sollte, durchgeführt wird. Dies kann dazu führen, dass Daten unkontrolliert per copy & paste übernommen werden.“ Dieses Phänomen verdeutlicht, dass digitale Systeme unterstützen können, aber nicht die fachliche Prüfung ersetzen.

Der eigentliche Konflikt: legitimer Datenbedarf trifft begrenzte Ressourcen

Die wissenschaftliche Perspektive macht deutlich: Es gibt gute Gründe für umfangreiche Dokumentation. Allerdings stößt sie in der Praxis an klare Grenzen. „Es kann nicht alles dokumentiert werden. Schon gar nicht mit den herkömmlichen Mitteln“, so Hübner. Der Dokumentationsaufwand ist nicht nur eine Frage der Zeit. „Er ist eine zeitliche, kognitive und auch eine psychische Belastung für die Beschäftigten.“

Anspruch und Realität fallen auseinander

Diese Überforderung zeigt sich besonders deutlich in der Praxis der Zusammenarbeit. Zwar wird interprofessionelle und sektorenübergreifende Dokumentation politisch eingefordert, tatsächlich stößt ihre Umsetzung oft an Grenzen. „Wenn sie zum Einsatz kommen, sagen alle: ‚Das ist viel zu viel. Das können wir nicht leisten.‘“ Selbst zunächst als sogenannte Minimaldatensätze geplante Systeme wachsen regelmäßig zu komplexen Anforderungskatalogen an. Die Folge ist eine wachsende Kluft zwischen theoretischem Anspruch und praktischer Umsetzbarkeit.

Strukturelle Probleme nicht einfach aufzulösen

Aus rein wissenschaftlicher Sicht bedarf es nach Aussage von Hüber einer differenzierten Betrachtung: „Jedes einzelne Datenfeld lässt sich begründen, sei es mit Patientensicherheit, Qualitätssicherung oder Forschung. Es gibt viele Akteure, die ein durchaus berechtigtes Interesse an Daten besitzen.“ Eine rein quantitative Reduktion würde zwangsläufig legitime Interessen beschneiden, ohne das strukturelle Problem zu lösen. Hier bedürfte es eines Aushandlungsprozesses der einzelnen Spieler im System.

Der entscheidende Hebel: Priorisierung

Nach Ansicht von Hübner besteht eine zentrale Aufgabe darin, auf Ebene der Krankenhäuser und Verbünde bewusste Entscheidungen zu treffen: Was ist unter den gegebenen Ressourcen tatsächlich leistbar? Und was hat Vorrang? Hübner beschreibt dies als Frage von Ressourcen, besonders finanziell und personell, sowie von Prioritäten: „Organisationen mit endlichen Ressourcen – und das sind alle auf dieser Welt – müssen immer auf der Managementebene entscheiden, wie diese Ressourcen eingesetzt werden. Hier bedeutet dies, welche Dinge man dokumentieren möchte und welche nicht, mit welchen Mitteln technischer und personeller Art.“ Bis in die Auswahl und inhaltliche Konzeption digitaler Werkzeuge sieht sie Gestaltungsmöglichkeiten in den Krankenhäusern.

Eine Priorisierung kann ihrer Meinung nach den Fokus verschieden legen auf gesetzliche Anforderungen, auf Versorgungsqualität bzw. auf Entlastung der Mitarbeitenden. „Entscheidend ist, dass diese Entscheidungen bewusst getroffen werden und sich an klaren Prioritäten, realistischen Ressourcen und dem tatsächlichen Nutzen für die Versorgung orientieren.“

Text: Rainer Middelberg

Titelfoto: iStock/vchal