Eine Umfrage unter Mitgliedern des Katholischen Krankenhausverbands zeigt: Bürokratie wird nicht als Einzelproblem wahrgenommen, sondern als gewachsenes System mit vielen Überlagerungen.

Die Erhebung aus dem Januar 2026 umfasst Rückmeldungen aus 39 Einrichtungen, welche 240 konkrete Beispiele an Bürokratielast im Krankenhaus genannt haben. Die Beispiele zeigen klare wiederkehrende strukturelle Muster.

Fallbezogene Dokumentation und Prüflogik

Im unmittelbaren Behandlungskontext treffen vielfach mehrere Dokumentationsanforderungen gleichzeitig aufeinander. Medizinische und pflegerische Dokumentationen dienen zunächst der Versorgung und der fachlichen Abstimmung am Patientenbett. Zusätzlich sind Angaben für Leistungsabrechnung, Strukturprüfungen, Qualitätssicherung und MD-Verfahren zu erfassen. Inhaltlich ähnliche Angaben müssen wiederholt für Fallprüfungen und nachträglichen Kontrollen aufbereitet und formal abgesichert werden.

„Enormer Aufwand, jede medizinische Entscheidung zu dokumentieren und für Prüfungen vorzuhalten.“

Die Belastung entsteht dabei weniger durch einzelne Nachweispflichten als durch das Nebeneinander unterschiedlicher Prüflogiken im laufenden Versorgungsprozess. Erschwert wird dies durch nicht ausreichend harmonisierte Dokumentationssysteme. Kritisiert wird daher nicht die Qualitätssicherung an sich. Wohl aber, dass verschiedene Prüfanforderungen gleichzeitig wirksam sind und dadurch zusätzlicher Aufwand neben der Patientenversorgung entsteht.

Systemübergreifende Datenmeldungen und Berichtspflichten

Neben der fall- und behandlungsbezogenen Dokumentation berichten Einrichtungen von umfangreichen systemweiten Datenmeldungen. Personaldaten, Qualitätsberichte, § 21-Datensätze und weitere Statistiken werden in unterschiedlichen Formaten und Rhythmen an verschiedene Institutionen übermittelt. Diese Aufwendungen entstehen vor allem in der Verwaltung bei der Zusammenstellung und Aufbereitung dieser Daten. Identische oder sehr ähnliche Kennzahlen müssen nach je eigenen Definitionen und Fristen strukturiert und geprüft werden.

„Doppelung von Meldungen: zahlreiche Zahlen werden an verschiedene Institutionen gemeldet.“

Hinzu kommt, dass Änderungen in Vorgaben oder Datenanforderungen regelmäßige Anpassungen in IT-Systemen und Schnittstellen erfordern. Eine fehlende Standardisierung zwischen den Meldesystemen erhöht den Abstimmungsaufwand zusätzlich. Die Vielzahl parallel benötigter Meldesysteme bindet dauerhaft administrative Ressourcen.

Komplexe Finanzierungsarchitektur

Die Rückmeldungen zeigen einen erheblichen Aufwand durch die komplexe Finanzierungsstruktur im Krankenhaus. Neben dem DRG-System sind parallel Pflegebudgets, Vorhaltefinanzierung und neue Hybrid-DRG-Modelle wirksam. Jede Komponente ist mit eigenen Datenmeldungen und Nachweispflichten verbunden.

„Erweiterte InEK-Meldungen inklusive Arztdaten, PPR 2.0 …“

In der Praxis wird aktuell kein klarer Systemwechsel wahrgenommen, sondern vor Allem eine Ausweitung bestehender Anforderungen. Für die betriebliche Steuerung heißt das: Erlöse lassen sich nicht für sich allein berechnen, sondern müssen stets im Zusammenspiel mehrerer Regelwerke betrachtet werden. Die Komplexität entsteht weniger durch einzelne Instrumente, sondern durch deren gleichzeitiges Nebeneinander und die fehlende systematische Verzahnung.

Leistungsgruppen und Strukturvorgaben

Die geplante Einführung von Leistungsgruppen ist mit detaillierten Struktur- und Qualitätsanforderungen verbunden. In den Rückmeldungen wird nicht nur der Umfang der Vorgaben thematisiert, sondern vor allem deren Überlagerung. Neben Leistungsgruppenprüfungen bestehen eigenständige Struktur- und Qualitätsnachweise sowie weitere prüfrelevante Vorgaben. Auch hier erfolgt kein Ersatz bestehender Verfahren, sondern es bestehen unterschiedliche Prüfanforderungen parallel fort.

„Leistungsgruppenprüfungen parallel zu Strukturprüfungen“

Hinzu kommt ein Nebeneinander verschiedener Mindest- und Schwellenregelungen. Aus Sicht der Einrichtungen entsteht der zusätzliche Aufwand vor allem dadurch, dass neue Anforderungen bestehende Verfahren nicht ablösen, sondern zu ihnen hinzutreten.

Ambulantisierung und Umsetzung von Reformen

Mehrfach werden die organisatorischen und administrativen Anforderungen bei ambulanten Behandlungsformen im Krankenhaus kritisiert. Insbesondere Ermächtigungsverfahren werden als wiederkehrende, formal anspruchsvolle Prozesse beschrieben. Hinzu kommen Umsetzungsvorgaben von InEK und G-BA, die zusätzlichen Dokumentations- und Abstimmungsaufwand erzeugen und bestehende Prozesse erneut anpassen oder erweitern.

„Die Zugangshürden scheinen sehr hoch zu sein, bis ein Krankenhaus überhaupt für eine Terminvermittlung über die Terminservicestelle der Kassenärztlichen Vereinigung berücksichtigt wird.“

Reformen im Bereich der Leistungs- und Versorgungssteuerung führen aus Sicht der Einrichtungen zu administrativem Mehraufwand.

Auch die Kooperation mit ambulanten Strukturen wird als komplex dargestellt. Verfahren zur Terminvermittlung und die Zusammenarbeit mit externen Stellen werden teilweise mit hohen Zugangshürden und wenig transparenten Abläufen wahrgenommen. Die Belastung entsteht weniger aus der stärkeren Ambulantisierung selbst, sondern aus den mit ihr verbundenen formalen Verfahren, Antragslogiken und Umsetzungsanforderungen.

Die Umfrage ist aufgrund der Anzahl der beteiligten Einrichtungen nicht repräsentativ. Die Rückmeldungen zeigen jedoch ein konsistentes Bild. Sie beruhen auf praktischer Erfahrung unterschiedlicher Träger und diverser Funktionsbereiche und eröffnen einen systemischen Blick auf wiederkehrende Muster. Immer wieder wird deutlich, dass die Einrichtungen ihre Aufgaben, Qualitätsanforderungen und Steuerungsverantwortung sehr ernst nehmen.

Die Kritik richtet sich nicht gegen Transparenz, sondern gegen die Vielzahl an Vorgaben sowie inhaltlich und technisch unzureichend abgestimmte Regelwerke. Bürokratische Belastung wird als Ergebnis eines gewachsenen Systems wahrgenommen, das wertvolle Zeit bindet, die dann in der Patientenversorgung fehlt.

Text: Rainer Middelberg

Titelfoto: iStock/Cameravit
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